اگر سند مالکیت به نام شخص ثبت نام کننده نباشد تا زمانى که خودرو به نام وى شود مى تواند با در دست داشتن قولنامه و یا وکالت نامه اقدام به ثبت نام در سامانه و دریافت پروانه کند. اما در هنگام تمدید پروانه باید عملیات مربوط به انتقال مالکیت به مالک فعلى را انجام دهد و سند مالکیت خودرو به نام شخص ثبت نام کننده درآید.

متقاضى مى تواند از 3 ماه قبل از تاریخ انقضاء پروانه اش درخواست خود را مبنى بر تمدید پروانه ثبت نماید. در هنگام ثبت درخواست تمدید پروانه، تمامى اطلاعات به غیر از شماره پلاك خودرو قابل ویرایش است و در صورتى که مدارك فرد از قبیل بیمه نامه شخص ثالث، معاینه فنى خودرو و …. تغییر کرده باشد، لازم است اطلاعات خود را به روز رسانى نماید. در انتهاى ثبت درخواست تمدید پروانه، سامانه به وى شماره پیگیرى مى دهد و سپس مى تواند با در دست داشتن شماره پیگیرى و مدارك مربوطه جهت تمدید پروانه به شهردارى محل ثبت نام مراجعه نماید.

هریک از ناوگان شاغل در صنعت حمل و نقل درون شهرى کشور مى توانند در این سامانه ثبتنام و پروانه فعالیت دریافت کنند.

صدور پروانه فعالیت و تمدید آن یک ساله مىباشد. البته تمدید پروانه فعالیت در صورتى که ناوگان داراى «دستگاه سیپاد» باشد، ابتدا دوساله و سپس پنج ساله است.